Инвентаризация – это способ проверки соответствия фактического наличия ТМЦ и прочего имущества субъекта хозяйствования в натуральном выражении (литры, штуки, комплекты, граммы и т. д.) данным бухгалтерского учета. Инвентаризация проводится с целью обеспечения достоверности учетных данных, а также сохранности товарно‑материальных ценностей и иного имущества предприятия. Она проводится в случаях, установленных действующим законодательством, а также по мере необходимости с обязательным присутствием материальноответственных лиц.
Для оформления результатов проведения инвентаризации товарно‑материальных ценностей в программе предназначен документ "Инвентаризация товаров на складе". Для перехода в режим работы с данными документами следует выполнить команду главного меню Склад | Инвентаризация товаров на складе (или в панели функций на вкладке Склад нужно щелкнуть мышью на ссылке Инвентаризация товаров на складе). В результате на экране откроется окно списка документов:
Окно списка документов инвентаризации
В этом окне для каждой позиции списка показывается следующая информация: • дата и время создания документа; • его номер; • название склада предприятия, на котором проводилась инвентаризация; • наименование организации, в которой проводилась инвентаризация; • имя пользователя или ФИО сотрудника, ответственного за оформление текущего документа; • произвольный комментарий. Для создания нового документа необходимо в окне списка выполнить команду Действия | Добавить либо нажать клавишу <Insert>. Для редактирования текущего документа нужно выполнить команду Действия | Изменить либо нажать клавишу <F2>. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране откроется окно ввода и редактирования документа:
Окно ввода и редактирования документа
В верхней части окна содержатся стандартные поля, предназначенные для идентификации документа. К ним относятся: Номер, от и Организация. В поле Склад указывается наименование склада, на котором проводилась инвентаризация. Значение поля выбирается в окне справочника складов, выводимом на экран при нажатии кнопки выбора.
В табличной части окна содержится перечень товарно‑материальных ценностей, наличие которых проверялось на выбранном складе. Данный перечень можно формировать как вручную, так и автоматически.
При ручном формировании списка для добавления в него новой позиции следует нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели. При этом номер позиции сформируется автоматически, а выбор товарно‑материальной ценности осуществляется в колонке Номенклатура из справочника номенклатуры (окно справочника выводится на экран с помощью кнопки выбора). Также для выбора номенклатурной позиции можно воспользоваться кнопкой Подбор (о том, как пользоваться данным механизмом, мы говорили на уроке № 46 "Поступление номенклатурных позиций":
После выбора номенклатуры следует в соответствующих колонках с клавиатуры указать счет бухгалтерского учета, фактическое и учетное количество товарно‑материальной ценности, а также цену (если она не будет проставлена автоматически). После ввода фактического и учетного количества товарно‑материальной ценности в колонке Отклонение автоматически рассчитается излишек либо недостача (недостача будет показана со знаком минус), а в колонках Сумма и Учет. сумма – фактическая сумма по номенклатурной позиции и сумма по данным учета.
Для автоматического заполнения табличной части документа следует выполнить команду Заполнить по остаткам на складе, которая открывается при нажатии на кнопку Заполнить. В результате выполнения данной команды табличная часть будет заполнена номенклатурными позициями, которые числятся на выбранном в поле Склад складе, с указанием их количества (по умолчанию учетное и фактическое количество будут одинаковы), цены и суммы (учетной и фактической). После этого следует лишь откорректировать фактическое наличие товарно‑материальных ценностей (колонка Количество). В результате будет автоматически рассчитан излишек либо недостача (колонка Отклонение), а также изменится фактическая стоимость номенклатурной позиции (колонка Сумма).
Рекомендуется табличную часть документа заполнять автоматически, а вручную следует лишь вносить в нее необходимые корректировки (добавлять или удалять позиции, корректировать цену и количество и т. д.).
В поле Ответственный из справочника физических лиц выбирается сотрудник, ответственный за оформление текущего документа.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести требуемый комментарий к текущему документу (например, Выборочная инвентаризация). Следует особо отметить, что документ "Инвентаризация товаров на складе" сам по себе не проводится и на его основании никаких изменений в базе данных не происходит. Чтобы результаты инвентаризации были проведены по учету, следует на основании данного документа ввести документы "Оприходование товаров" и "Списание товаров". Для этого нужно воспользоваться соответствующими командами подменю Действия | На основании. При создании документа "Оприходование товаров" в него автоматически будут внесены только те товарно‑материальные ценности, по которым в документе "Инвентаризация товаров на складе" был выявлен излишек.
Аналогично при создании документа "Списание товаров" в него включаются только те номенклатурные позиции из документа‑основания, по которым была выявлена недостача.
После проведения документов "Оприходование товаров" и "Списание товаров" результаты инвентаризации будут отражены в учете. С помощью команд, открываемых при нажатии на кнопку Печать, можно вывести на печать следующие формы документов: • Инвентаризационная опись товарно‑материальных ценностей (форма ИНВ‑3); • Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно‑материальных ценностей (форма ИНВ‑19); • Инвентаризация товаров на складе.
Показана сличительная ведомость по форме "ИНВ‑19".
Рис. 8.12. Сличительная ведомость по форме "ИНВ‑19" Вывод сформированного документа на печать осуществляется с помощью команды главного меню Файл | Печать или нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<P>.