Урок № 49. Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом
Акт сверки взаиморасчетов – документ, который отражает состояние взаиморасчетов между предприятиями на конкретный момент времени, указанный в акте. Этот документ подписывается уполномоченными представителями сторон и составляется минимум в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Акт сверки взаиморасчетов, оформленный в соответствии с действующим законодательством, имеет юридическую силу и может использоваться в качестве аргумента в спорных ситуациях (в т. ч. и в суде).
В программе "1С:Бухгалтерия 8" реализован удобный механизм для автоматического составления актов сверки взаиморасчетов организации с контрагентом.
Важно Акт сверки взаиморасчетов составляется по одним и тем же правилам для всех контрагентов – поставщиков, покупателей, арендодателей и др.
Для перехода в режим работы с актами сверки взаиморасчетов нужно выполнить команду главного меню Покупка | Акт сверки взаиморасчетов (или в панели функций на вкладке Покупка щелкнуть мышью на ссылке Акт сверки взаиморасчетов). В результате на экране отобразится окно списка документов.
Список актов сверки взаиморасчетов
Это окно представляет собой стандартный интерфейс списка, в котором отображается перечень сформированных ранее документов. Если до настоящего времени в программе не было создано ни одного акта взаиморасчетов с поставщиком, то окно будет пустым. Для каждого документа в списке показывается следующая информация: • признак согласования (согласован только первый документ); • дата формирования; • номер акта взаиморасчетов; • наименование организации, от имени которой создан документ; • наименование контрагента, с которым производится сверка взаиморасчетов по данному документу; • даты начала и окончания интервала времени, за который производится сверка; • произвольный комментарий.
Чтобы ввести новый акт сверки, нажмите в инструментальной панели кнопку Добавить или выполните команду Действия | Добавить. Для перехода в режим редактирования документа просто дважды щелкните на нем мышью или воспользуйтесь командой Действия | Изменить. Ввод и редактирование актов сверки взаиморасчетов осуществляется в окне.
Ввод и редактирование акта сверки взаиморасчетов
В верхней части окна содержатся уже знакомые нам параметры: Номер, от, Организация, Контрагент и Договор. Также здесь необходимо определить валюту сверки (выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике валют) и указать начальную и конечную даты периода времени, за который проводится сверка (поля За период с по). Если сверка прошла согласование с контрагентом, то нужно присвоить ей соответствующий признак путем установки флажка Сверка согласована. При этом в верхней части окна будут заблокированы все параметры, кроме Номер и от. Также будет заблокировано большинство параметров на вкладках окна (вы не сможете больше добавлять, удалять или редактировать позиции). После снятия флажка (это можно сделать в любой момент) все ограничения вновь снимаются.
Центральная часть окна состоит из нескольких вкладок. Собственно, на них и выполняются все основные действия по составлению акта сверки взаиморасчетов. Рассмотрим содержимое каждой из них.
На вкладке По данным организации формируется список записей, влияющих на состояние взаиморасчетов, на основании данных собственной организации. Это можно делать как вручную, так и автоматически. Для ручного добавления позиции нужно в инструментальной панели вкладки нажать кнопку Добавить или клавишу <Insert>, после чего в появившейся позиции указать дату, реквизиты документа, влияющего на состояние взаиморасчетов (выбирается из соответствующего списка), ввести представление (пояснительный текст), а также сумму дебетового или кредитового оборота. Любую позицию списка впоследствии можно изменить или удалить, воспользовавшись соответствующими кнопками инструментальной панели.
Однако намного удобнее заполнять табличную часть в автоматическом режиме на основании данных бухгалтерского учета. Для этого нужно нажать кнопку Заполнить и в открывшемся меню выполнить команду Заполнить по данным бухгалтерского учета. В результате в список будут внесены все записи, относящиеся к данному контрагенту, по которым в бухгалтерском учете были сформированы проводки.
В нижней части вкладки в поле Остаток на начало указывается начальное сальдо взаиморасчетов с данным поставщиком. На вкладке По данным контрагента аналогичным образом вводятся сведения о текущем состоянии взаиморасчетов на основании данных контрагента. Если поставщик предоставил эту информацию, то вы можете ввести ее в ручном режиме. В противном случае можно заполнить вкладку на основании данных бухгалтерского учета собственной организации. Это делается в автоматическом режиме, с помощью команды Заполнить по данным организации, которая открывается при нажатии кнопки Заполнить.
Примечание В нижней части вкладок По данным организации и По данным контрагента в информационном поле отображается информация о расхождении данных организации и контрагента. Если расхождений нет, то в данном поле показано нулевое значение.
Ввод и редактирование акта сверки взаиморасчетов, вкладка Счета учета расчетов
На этой вкладке путем установки соответствующих флажков нужно отметить счета бухгалтерского учета, обороты по которым должны быть отражены в акте. По умолчанию для включения в акт выбраны все счета, предназначенные для учета расчетов с контрагентами. На вкладке Дополнительно указываются сведения об уполномоченных представителях сторон.
Ввод и редактирование акта сверки взаиморасчетов, вкладка Дополнительно
Представитель собственной организации выбирается из справочника физических лиц, а представитель контрагента – из справочника контактных лиц контрагентов (в обоих случаях справочник вызывается с помощью кнопки выбора или нажатием клавиши <F4>). В поле Ответственный аналогичным образом указывается имя пользователя, ответственного за оформление данного документа.
В поле Комментарий, расположенном внизу окна, с клавиатуры можно ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному документу.
Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно внизу окна нажать кнопку Акт сверки или выбрать аналогичную команду в меню, открываемом при нажатии кнопки Печать. Показана печатная форма документа, изображенного на 3-х рис..
Печатная форма акта сверки взаиморасчетов
В печатном виде документ выглядит наглядно и информативно. Чтобы отправить его на печать, выполните команду главного меню Файл | Печать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
