Авансовый отчет также относится к числу первичных кассовых документов. На его основании осуществляется списание выданных под отчет денежных средств. Для перехода в режим работы с авансовыми отчетами следует выполнить команду главного меню Касса | Авансовый отчет (можно в панели функций на вкладке Касса щелкнуть мышью на ссылке Авансовый отчет). В результате выполнения любого из этих действий на экране отобразится окно.
Список авансовых отчетов
Окно списка, помимо уже знакомых нам колонок, которые мы рассмотрели при изучении кассовых ордеров, включает в себя колонки Склад и Подотчетное лицо. В колонке Склад отображается название склада предприятия, на который должны поступить авансированные товарно?материальные ценности. В колонке Подотчетное лицо содержатся фамилия и инициалы подотчетника по текущему документу.
Переход в окно ввода/редактирования из окна списка осуществляется обычным способом – с помощью клавиш <Insert> (формирование нового документа), <F2> либо <Enter> (редактирование текущего документа), или соответствующих команд меню Действия, или посредством соответствующих команд контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши. Окно редактирования авансового отчета представлено.
Окно ввода и редактирования авансового отчета
В верхней части окна находятся параметры, позволяющие идентифицировать данный документ. Это следующие параметры: • Номер . Здесь указывается номер документа. Этот параметр формируется программой автоматически после записи документа, осуществляемой нажатием кнопки Записать. В случае надобности можно вручную отредактировать номер документа – так же, как это делается в режиме работы с кассовыми ордерами; • от . Здесь вводятся дата и время ввода авансового отчета. В момент создания документа значение этого параметра формируется программой автоматически (отображается рабочая дата). После записи авансового отчета с помощью кнопки Записать к рабочей дате добавляется время сохранения документа; • Организация . В это поле из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике организаций, выбирается наименование организации, от имени которой оформляется данный авансовый отчет. По умолчанию здесь отображается название организации, которая в справочнике организаций была выбрана в качестве основной (подробнее см. урок № 11 "Справочник организаций "); • если авансовый отчет необходимо отразить не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете, то нужно установить флажок Отразить в налог. учете; • Физ. лицо . Это поле предназначено для указания физического лица, на которого оформляется текущий авансовый отчет. Выбор значения осуществляется из справочника физических лиц, который выводится на экран нажатием кнопки выбора; • Склад . В этом поле указывается склад, куда будет оформляться поступление авансированных товарно?материальных ценностей. Выбор осуществляется из справочника складов, который открывается на экране при нажатии кнопки выбора; • Назначение . В это поле с клавиатуры можно ввести назначение аванса. Данный параметр не является обязательным для заполнения, но позволяет контролировать целевое использование выданных под отчет денежных средств. Центральная часть окна редактирования состоит из четырех вкладок: Авансы, Товары, Оплата и Прочее. Если в настройках программы включить режим учета возвратной тары (по умолчанию он выключен), то здесь отобразится также вкладка Тара. На вкладке Авансы содержится информация о наличных денежных средствах, полученных указанным в поле Физ. лицо подотчетным лицом. Информация представлена в виде списка. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается следующая информация: • порядковый номер; • наименование документа, по которому были выданы деньги под отчет (например, расходный кассовый ордер) с указанием номера и даты формирования; • сумма по документу; • валюта документа; • суммы полученного и израсходованного аванса в валюте документа. Для добавления в список нового документа следует нажать клавишу <Insert> либо воспользоваться соответствующей кнопкой инструментальной панели вкладки Авансы. После этого в списке появится новая позиция, которой автоматически будет присвоен порядковый номер. Затем в колонке Документ аванса следует нажать кнопку выбора и из раскрывающегося списка выбрать тип документа: • Платежный ордер на списание денежных средств ; • Платежное поручение исходящее ; • Расходный кассовый ордер . В результате на экране откроется окно с перечнем документов выбранного типа для подотчетника, указанного в поле Физ. лицо. В этом окне нужно установить курсор в требуемую позицию и нажать клавишу <Enter>. C помощью остальных кнопок инструментальной панели, которая расположена на вкладке Авансы, можно выполнить следующие операции: • добавить в список новую позицию на основе текущей (также для этого можно воспользоваться клавишей <F9>); • изменить текущую позицию списка (к аналогичному результату приведет нажатие клавиши <F2>); • удалить текущую позицию списка (то же самое выполнит клавиша <Delete>). Кнопки со стрелками предназначены для перемещения текущего документа в списке вверх либо вниз, а две кнопки справа от них – для сортировки элементов списка по возрастанию порядковых номеров либо по их убыванию. Вкладка Товары содержит информацию о товарно?материальных ценностях, которые были закуплены на подотчетные средства. Здесь информация также представлена в виде списка.
Ввод и редактирование авансового отчета, вкладка Товары
Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается порядковый номер (присваиваемый автоматически при добавлении позиции), наименование ТМЦ, количество, цена, сумма позиции, ставка и сумма НДС, счета учета, наименование поставщика и иные сведения.
Важно Колонки %НДС и НДС Сумма отображаются только в том случае, когда в окне Цены и валюта установлен флажок Учитывать НДС. Данное окно выводится на экран с помощью кнопки Цены и валюта, которая расположена в инструментальной панели окна редактирования авансового отчета.
Добавление в список новой позиции осуществляется с помощью соответствующей кнопки инструментальной панели (либо нажатием клавиши <Insert>). При этом в список добавляется новая позиция, которой автоматически присваивается порядковый номер. При нажатии кнопки выбора, которая появится в колонке Номенклатура, на экране открывается окно справочника номенклатуры, в котором нужно выбрать номенклатурную позицию.
На вкладке Оплата содержится информация об оплате поставщикам за счет полученных под отчет наличных денежных средств. Эта информация представлена в виде списка. Добавление в список новой позиции осуществляется стандартным способом – с помощью клавиши <Insert> либо кнопки Добавить, которая расположена в инструментальной панели. Для каждой позиции списка заполняются следующие параметры: • № . Здесь указывается порядковый номер записи. Значение данного поля присваивается автоматически в момент добавления позиции; • Контрагент . В поле вводится наименование контрагента, которому произведена оплата (значение выбирается из справочника контрагентов). После заполнения данного поля автоматически заполняется поле Договор контрагента; • Договор расчетов с контрагентом . В это поле из соответствующего справочника выбирается документ, предназначенный для ведения расчетов с данным контрагентом; • Сумма . В этом поле с клавиатуры указывается сумма оплаты в валюте документа; • Курс взаиморасчетов . Здесь указывается курс взаиморасчетов, если они ведутся в разных валютах; • Сумма взаиморасчетов . Поле предназначено для ввода суммы платежа в валюте взаиморасчетов (валюта взаиморасчетов определяется в договоре); • Вид вход. документа . В поле указывается вид входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности; • Дата вход. документа . В поле указывается дата входящего документа, по которому поступили оплачиваемые товарноматериальные ценности; • Номер документа сторонней организации . Здесь вводится номер документа сторонней организации, по которому поступили товарно?материальные ценности; • Содержание . В это поле при необходимости можно с клавиатуры ввести содержание операции; • Счет расчетов . Здесь нужно указать счет бухгалтерского учета, на котором отражаются расчеты с данным контрагентом. Требуемое значение выбирается в окне плана счетов (выводится на экран с помощью кнопки выбора). Отметим, что без заполнения данного реквизита проведение документа по учету будет невозможно; • Счет авансов . Здесь указывается счет по учету авансовых платежей (если таковые используются в расчетах). Данное поле заполняется таким же образом, как и поле Счет расчетов.
При проведении авансового отчета (для этого нужно нажать кнопку ОК либо выполнить команду Действия | Провести) соответствующим образом пересчитывается сальдо взаиморасчетов с данным контрагентом. На вкладке Прочее отражаются прочие расходы по текущему авансовому отчету. К ним относятся, например, командировочные расходы, расходы на проезд, представительские расходы и т. п.
Для добавления в список новой позиции следует, как обычно, нажать клавишу <Insert> либо соответствующую кнопку инструментальной панели. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках указывается следующая информация: • порядковый номер (присваивается автоматически в момент формирования позиции); • вид, номер и дата входящего документа (это может быть, например, счет из гостиницы); • сумма; • содержание расходов (т. е. их конкретное название, например, представительские расходы); • счета учета затрат и НДС; • иные сведения.
В нижней части окна содержатся параметры Ответственный и Комментарий. В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за оформление текущего документа (в большинстве случаев это пользователь, создавший данный документ). При нажатии на кнопку выбора на экране откроется окно справочника физических лиц, в котором выбирается необходимое значение. В поле Комментарий с клавиатуры вводится произвольный текст, относящийся к текущему авансовому отчету. Заполнение данного поля не обязательно. В верхней части окна находится кнопка Цены и валюта. При ее нажатии на экране открывается окно.
Окно Цены и валюта
В этом окне устанавливается порядок оплаты и расчета цен в текущем документе. Окно состоит из двух панелей: Новые значения и Текущие значения. Панель Текущие значения для редактирования недоступна и показывает текущие настройки оплаты и расчета цен. Данная информация бывает полезна, например, если в панели Новые значения, которая предназначена для редактирования ценовых настроек, были выполнены какие?либо изменения и их необходимо сравнить с первоначальными.
В поле Тип цен указывается тип цены, применяемый для позиций номенклатуры текущего документа. Выбор требуемого значения осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике типов цен. Чтобы изменение типа цен вступило в силу, необходимо установить флажок Перезаполнить цены по типу цен, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
В поле Валюта указывается валюта документа, а в расположенном правее поле Курс – курс выбранной валюты по отношению к основной валюте. Чтобы изменение валюты вступило в силу, необходимо установить флажок Пересчитать цены по валюте, после чего нажать кнопку ОК (либо закрыть окно, утвердительно ответив при этом на запрос системы о сохранении выполненных изменений).
Если установлен флажок Учитывать НДС, то на вкладке Товары будут отображаться колонки %НДС и НДС Сумма, предназначенные для показа, соответственно, ставки и суммы НДС по текущей товарной позиции. Если флажок снят, то данные колонки не отображаются. Если установлен флажок Сумма вкл. НДС, то сумма НДС будет включена в сумму документа. Учтите, что данный флажок доступен только при установленном флажке Учитывать НДС.
В поле Валюта взаиморасчетов можно указать валюту взаиморасчетов, которая определена в договоре с данным контрагентом.
В расположенном справа поле Курс. взаим. указывается курс валюты взаиморасчетов по отношению к основной валюте. Выполненные в окне Цены и валюта изменения вступают в силу после нажатия кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения изменений.
Справа от кнопки Цены и валюта
находится кнопка Действия. При нажатии на нее открывается меню, которое содержит следующие команды: • Найти в списке . Команда предназначена для поиска требуемого документа в списке авансовых отчетов. При выполнении команды на экране открывается окно списка, в котором курсор установлен на текущий документ. Отметим, что команда Найти в списке доступна только для сохраненных документов; • Скопировать . С помощью этой команды осуществляется быстрое создание нового документа на основе текущего. При этом в новом документе все поля будут заполнены так же, как и в документе?основании, за исключением номера документа и его даты; • Записать (вызывается также нажатием комбинации клавиш <Ctrl>+<S>). Эта команда доступна только после внесения каких?либо изменений в текущий документ (либо при создании нового документа) и предназначена для сохранения внесенных изменений. Выполнение этой команды аналогично нажатию кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна; • Записать и закрыть . При выполнении этой команды окно редактирования будет закрыто с одновременным сохранением внесенных изменений; • Провести . В результате выполнения этой команды текущий документ будет проведен по учету (сформируются бухгалтерские проводки, соответственно изменятся показатели взаиморасчетов с текущим подотчетником, с контрагентом, который фигурирует в авансовом отчете и т. д.); • Отмена проведения . С помощью данной команды можно отменить выполненное ранее проведение документа. Команда доступна только для проведенных документов; • Установить время . Команды, расположенные в этом подменю, позволяют установить желаемое время создания документа. Возможные варианты: – Перед предыдущим документом ; – За следующим документом ; – Перенести в начало дня ; – Перенести в конец дня ; – Текущее время (команда присутствует только для новых документов); • Результат проведения документа . При активизации этой команды на экране отображается перечень бухгалтерских проводок, сформированных в результате проведения данного документа; • Закрыть . С помощью этой команды осуществляется выход из окна редактирования; • Редактировать номер . С помощью этой команды осуществляется включение и выключение режима редактирования номера документа. Чтобы сформировать печатную форму документа, нужно в нижней части окна (см. рис. 4.18 и 4.19) нажать кнопку Авансовый отчет (или нажать кнопку Печать и в открывшемся меню выбрать команду Авансовый отчет). При выполнении любого из этих действий на экране отобразится печатная форма документа.
Печатная форма авансового отчета
Чтобы отправить документ на печать, нужно выполнить команду главного меню Файл | Печать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl>+<P>.
