Для ввода, редактирования и хранения информации о контактных лицах в программе ”1С:Бухгалтерия 8” предусмотрено ведение справочника контактных лиц. Отметим, что все контактные лица в программе делятся на три категории: • Контактные лица контрагентов; • Прочие контактные лица; • Личные контакты. Вид контактного лица указывается в процессе ввода информации о нем. Чтобы открыть справочник контактных лиц, необходимо выполнить команду главного меню Операции | Справочники, затем в появившемся окне
выделить щелчком мыши позицию Контактные лица и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно справочника.
Справочник контактных лиц
В этом окне отображается перечень введенных ранее контактных лиц (при первом открытии справочника он будет пустым). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее код, ФИО контактного лица, вид контактного лица и к кому оно относится. Чтобы ввести в справочник информацию о новом контактном лице, нужно выполнить команду контекстного меню Добавить или нажать клавишу <Insert>.
Для перехода в режим редактирования сведений о введенном ранее контактном лице нужно выделить в списке соответствующую позицию и выполнить команду контекстного меню Изменить или нажать клавишу <F2> (также можно просто дважды щелкнуть на этой позиции мышью). Ввод и редактирование данных о контактных лицах осуществляются в окне.
Ввод и редактирование данных о контактном лице
В первую очередь нужно в поле Вид указать вид контактного лица. Из раскрывающегося списка выбирается одно из значений: Контактное лицо контрагента, Прочее контактное лицо или Личный контакт. От указанного здесь значения будет зависеть заполнение расположенного ниже параметра. Если в поле Вид выбрано значение Контактное лицо контрагента, то расположенное ниже поле будет называться Контрагент. В нем нужно будет указать контрагента, к которому относится данное контактное лицо. Для этого следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать либо клавишу <Enter>.
Если в поле Вид выбрано значение Прочее контактное лицо, то расположенное ниже поле будет называться Ответственный. В нем указывается пользователь программы, который будет считаться ответственным за это контактное лицо. В частности, именно такому пользователю будут автоматически высылаться напоминания о предстоящем дне рождения данного контактного лица. Выбор значения поля Ответственный осуществляется из справочника пользователей системы, который вызывается нажатием кнопки выбора.
Если же в поле Вид выбрано значение Личный контакт, то данный контакт будет считаться личным. Он будет доступен только создавшему его пользователю, а расположенное ниже поле Ответственный станет недоступным для редактирования.
В группе полей ФИО нужно с клавиатуры ввести, соответственно, фамилию, имя и отчество контактного лица. После этого в расположенном ниже поле Представление из раскрывающегося списка следует выбрать вариант отображения контактного лица в интерфейсах списка и выбора. Содержимое раскрывающегося списка формируется программой автоматически после заполнения полей ФИО.
В поле Код отображается числовой код данного контактного лица. Значение этого поля формируется программой автоматически в момент создания новой позиции в справочнике, но при необходимости вы можете его отредактировать.
Важно Учтите, что ручное редактирование числового кода может привести к нарушению нумерации в системе, поэтому выполняйте данную операцию только при наличии серьезных на то оснований.
Чтобы отредактировать код, нужно в данном окне выполнить команду Действия | Редактировать код, затем утвердительно ответить на появившийся запрос программы, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. Не забудьте после этого выключить режим редактирования кода повторным выполнением команды Действия | Редактировать код.
Дальнейшие сведения вводятся на вкладках Адреса и телефоны и Дополнительная информация. Рассмотрим содержимое каждой из них. В поле Адрес (вкладка Адреса и телефоны) для информирования нужно ввести адрес контактного лица, по которому с ним можно связаться. Это можно сделать как с клавиатуры, так и в отдельном диалоговом окне, открываемом по кнопке выбора.
Ввод адреса для информирования.
В верхней части окна находится переключатель, с помощью которого можно выбрать режим ввода адреса. Если он установлен в положение Раздельно по полям адреса, то в окне для каждого элемента адреса (город, улица, номер дома и др.) будет предназначено отдельное поле. Если же переключатель установлен в положение Одной произвольной строкой, то окно будет выглядеть так, как показано на рис. 2.39. В этом случае адрес вводится с клавиатуры одной строкой в поле Представление. Отдельно указывается лишь страна, в которой находится данное контактное лицо. Для этого нужно в поле Страна нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне классификатора стран мира выделить название страны щелчком мыши и нажать кнопку Выбрать либо клавишу <Enter>.
В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести произвольный комментарий к данному адресу. Завершается ввод адреса нажатием кнопки ОК.
В полях Телефон мобильный и Телефон рабочий можно ввести соответствующие телефонные номера. При вводе нескольких номеров их можно разделять запятой.
В поле Другое при необходимости можно ввести любые другие данные контактного лица (электронный адрес, адрес веб-сайта и др.). Содержимое вкладки Дополнительная информация показано.
Вкладка Дополнительная информация
Здесь в поле Должность с клавиатуры вводится должность, которую занимает контактное лицо контрагента в своей компании. В поле Роль можно указать роль, которую данный человек играет в ее структуре: это может быть, например, Акционер, Учредитель, Владелец и т. п. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника ролей контактных лиц щелчком мыши выделить требуемую позицию и нажать кнопку Выбрать или клавишу <Enter>.
При необходимости вы можете добавить в справочник ролей новую позицию (если, например, требуемое значение отсутствует в списке). Для этого нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Добавить или клавишу <Insert>, затем с клавиатуры введите наименование роли и нажмите клавишу <Enter>.
Примечание Поля Должность и Роль отображаются на вкладке Дополнительная информация только в том случае, если в верхней части окна в поле Вид выбрано значение Контактное лицо контрагента.
В поле Дата рождения с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, можно ввести дату рождения данного контактного лица. В текстовом поле Прочее можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному контактному лицу. Завершается ввод данных о контактном лице нажатием кнопки ОК или Записать. В первом случае окно будет закрыто с сохранением внесенных изменений, во втором случае данные будут сохранены, но окно не закроется.
С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из режима без сохранения выполненных изменений (при этом нужно будет подтвердить свои намерения, положительно ответив на соответствующий запрос программы).
Кнопки ОК, Записать и Закрыть доступны независимо от того, какая вкладка открыта в данный момент.
